EasyShop

Кассовый учет

Оборудование

Система предназначена для использования на устройствах под управлением операционной системой Android v.5.1+. В качестве аппаратного обеспечения рекомендуется использование устройств AzurPOS, поскольку они обладают возможностями:

• управления через сенсорный экран
• быстрого поиска товара через сканер штрих-кодов
• печати товарного чека
• использования карт безналичных платежей
• подключение дополнительного торгового оборудования

Система EasyShop позволяет быстро и просто подключить Ваш магазин и начать учет товаров, контролировать остатки, товарное движение, проводить инвентаризации, отслеживать в режиме online обороты и контролировать точки продаж. Также EasyShop предоставляет возможность использования фискализации LightKassa. Вы можете фискализовать торговые операции без необходимости подключения дополнительного оборудования или программ. Все встроено в саму систему EasyShop. При этом система дает Вам широкий выбор настроек:

• фискализироваться или нет в начале операционного дня - форму оплаты, которая будет автоматически фискализироваться: наличная, безналичная, смешанная;
• выборочная фискализация отдельных чеков только по Вашему желанию - внесения и изъятия наличности из кассы.

Также мы поддерживаем печать:

• товарных и фискальных чеков
• X/Z отчетов
• внутреннего расчета кассира

Для использования данного модуля Вам необходимо обратиться в службу поддержки EasyShop.

Товары

Каталог

EasyShop позволяет учитывать товары, которые Вы храните и продаёте в Вашем магазине. В данном разделе находятся все товары, которые созданы в системе. Главное меню раздела представлено в виде каталога со списком всех товарных позиций с указанием цены продажи и остатков на складе. Возможности:

• создание перечня собственных товаров или использование готового глобального каталога SmartSatu;
• поиск товара;
• просмотр актуальной информации о товаре;
• редактирование карточки товара.

1. Добавление товара

1.1 Создание карточки товара со штрихкодом:

1. Зайдите в раздел «Товары».
2. Нажмите кнопку «+» в нижней правой части экрана.
3. В появившемся окне «Создание товара» введите штрихкод вручную или отсканируйте, в случае наличия штрихкода в системе глобального поиска, поля товарной карточки заполняются автоматически, в случае отсутствия штрихкода продолжаем создание товара с вводом полной информации по нему.
4. Нажмите кнопку «Создать».
5. Заполните информацию о товаре:
   • штрихкод;
   • изображение товара (+Фото). Первое в списке будет использоваться как обложка везде, где отображается этот товар;
   • общую информацию о товаре: наименование товара, категорию товара, единицу изменения товара, артикул товара;
   • ценообразование: значение ставки НДС, цену продажи товара, ту цену по которой продаем данный продукт; минимальную стоимость товара. Товар не может быть продан за сумму менее минимальной; максимальную стоимость товара. Товар не может быть продан за сумму более максимальной;
   • характеристики: тип продукта («Обычный, Алкоголь, Табак»).
   • контроль: устанавливается мин и макс порог количественного остатка для контроля наличия товара. На данный момент остаток носит информативный характер. В последующих версиях будут использоваться в Автозаказе;
   • описание товара.
6. Нажмите кнопку «˅» (сохранить) в верхней правой части экрана.

1.2 Создание карточки весового товара

При добавлении товарной карточки Вы указываете единицу измерения. Система будет считать весовым товаром только тот товар, у которого единица измерения – кг или г. В таком случае система назначает товару весовой код – уникальный внутри магазина, недоступный для просмотра/редактирования, но необходимый для последующей работы с весовыми товарами. Для печати этикетки весового товара необходим принтер этикеток. При реализации использовался принтер этикеток RP80VI Thermal Label Barcode Printer-USE, который может быть подключен одним из следующих способов:

• к базе терминала АзурПОС;
• напрямую к терминалу АзурПОС;
• к мобильному телефону через переходник.

Печать весового штрихкода состоит из двух этапов:

• взвешивание товара;
• печать этикетки.

Печать этикетки:

1. Откройте журнал «Товары».
2. Выберите необходимый весовой товар.
3. Нажмите кнопку «⁝» в верхней правой части экрана.
4. Выберите пункт «Печать» в меню действий.
5. В открывшемся окне введите вес товара в граммах.
6. Нажмите кнопку «Печать». Нанесите напечатанную этикетку на товар/его упаковку.

На печать будет выведена этикетка в данном формате:

Штрихкод весового товара соответствует стандарту кода EAN13 и состоит из:

• 99 – зарезервированный код для весовых позиций в Easyshop;
• 00005 - весовой код товара в данном магазине;
• 00600 - вес товара в граммах, в данном случае 600 гр;
• 9 - контрольная разряд EAN13.

Стоимость за единицу измерения товара берется та цена, которая указана на товаре. Метод расчета Суммы взвешенного товара:

• если ед. измерения товара = гр, то Цена * Указанный вес;
• если ед. измерения товара = кг, то Цена * (Указанный вес/1000).

Важно:

• если товар не весовой, то вы не увидите кнопку «Печать»;
• если к терминалу/мобильному телефону не подключен принтер этикеток, то кнопка Печати в окне ввода веса будет не доступна.

Печать этикетки также облегчает поиск весовых товаров во всех товарных документах, в частности:

• справочник товаров;
• приходы;
• инвентаризации;
• списания;
• анализ склада.

Например, упакованные, взвешенные мандарины стоят на полке с наклеенным на них штрихкодом. Вам необходимо посадить на них новых Приход от Поставщика – Вы создаете документ «Приход», в нем сканируете весовой штрихкод, система найдет данный товар в списке. Если вы просто хотите узнать, сколько товара осталось на складе, Вы открываете справочник Товаров и сканируете весовой штрихкод, откроется карточка данного товара (то есть Вам не надо будет искать его по наименованию), предварительно подключив сканер.

2. Поиск товара

1. Зайдите в раздел «Товары».
2. Найдите товар одним из следующих способов:
   • по наименованию, введя в строке поиска название товара.
   • отсканируйте штрихкод через камеру телефона, нажав кнопку «».
   • отфильтруйте по параметрам, нажимая кнопку «»:

     остаток (любой/отрицательный/нулевой/положительный);

     категории;

     единице измерения (грамм/килограмм/литр/метр/штука);

     убыточные;

     цена (от-до).

3. Информация о товаре

1. Найдите нужную карточку, нажмите на нее.
2. В детализации товарной карточки Вы можете просмотреть:
   • остатки товарной позиции;
   • цены товарной позиции: себестоимость, она же цена закупки по методике «Средневзвешенной цены»; цену продажи, которую Вы устанавливаете сами;
   • добавление/удаление из избранного, путем нажатия на кнопку «♥».

4. Редактирование карточки товара

1. В меню карточки нажмите кнопку «⁝» в верхней правой части экрана.
2. Выберите пункт «Редактирование».
3. Заполните нужные блоки.
4. Нажмите кнопку «˅» в верхней правой части экрана.

5. Удаление карточки товара

1. Найдите нужную карточку, нажмите на нее.
2. В меню карточки нажмите кнопку «⁝» в верхней правой части экрана.
3. Выберите пункт «Удалить».

Важно: удалить возможно только ту карточку, по которой не было товарного движения.

Синхронизация

В данном разделе Вы можете синхронизировать товары, которые были проданы/добавлены/отредактированы/удалены с другого Вашего устройства, подключенного к интернету. Для обновления:

1. Зайдите в раздел «Синхронизация».
2. Нажмите кнопку «Синхронизировать товары». Обратите внимание, что количество синхронизаций товаров доступна не более 3 раз в сутки.

Продажа

Открытие кассовой смены

Перед началом процесса продаж, необходимо открыть кассовую смену и сделать внесение денежных средств в кассу.

1. Зайдите в раздел «Продажи».
2. Автоматически появится окно «Новая смена».

1. Укажите количество денег в кассе или нажмите кнопку «Загрузить остаток с прошлой смены». При нажатии на данную кнопку система внесёт сумму, (если) которую Вы указали при закрытии прошлой смены и Вам не придётся заново пересчитывать наличность в кассе.

.

1. Нажмите кнопку «Открыть смену».

Продажа товаров

1. Продажа товаров со штрихкодом:

1. Перейдите в закладку «Товары».
2. Добавьте товары в чек одним из следующих способов:
   • отсканируйте товар сканером штрихкодов;
   • найдите и нажмите на необходимый товар в списке товаров.
3. При каждом добавлении товара, его количество увеличивается на «+1».
4. Если покупатель приобретает товар, который не оказался в справочнике по каким либо причинам, система предложит его добавить, не выходя из экрана «Продаж».

Важно: Для добавления товара необходимо иметь права доступа Директора магазина.

2. Продажа весового товара:

1. Для добавления в чек весового товара нажмите кнопку «Весы».

150 px

1. Введите артикул нужного Вам весового товара.
2. Укажите, на какую сумму отпускается товар или в каком количестве.

Также для продажи весового товара Вы можете отсканировать штрихкод весовой этикетки на товаре. Система EasyShop самостоятельно рассчитает сумму товара. При повторной продаже того же товара его количество суммируется в чек.

3. Продажа избранных товаров.

Избранные – товары, которые Вы продаёте чаще других и/или которые не имеют штрихкодов. Добавление товаров в избранные:

1. Зайдите во вкладку «Товары».
2. Выберите товар, который хотите добавить в «Избранные».
3. Проведите справа-налево, появится кнопка «♥».
4. Нажмите кнопку «♥».

4. Продажа избранных товаров:

1. Зайдите во вкладку «Избранные».
2. Выберите товар для продажи.
3. Товар добавился в «Чек».

5. Просмотр товаров в чеке:

1. Нажмите кнопку «Чек».

150 px

1. В открывшемся окне «Чек» Вы увидите все товары, выбранные покупателем. По каждой позиции система отражает количество и цену. В нижней части экрана указывается итоговая сумма чека.

150 px

6. Редактирование чека:

1. Зайдите во вкладку «Чек».
2. Добавьте или уменьшите количество товара с помощью кнопок «+» и «-».
3. Удалите ненужные позиций, смахивая строки с товаром справа-налево.
4. Для очистки всего чека нажмите кнопку «Очистить чек».

7. Расчет покупателя:

1. В нижней части экрана выберите способы оплаты:
   • наличным: со сдачей, без сдачи;
   • безналичным способом: по карте, QR-код;
   • в долг частично, в долг полностью.

170 px. 150 px. 156 px

1. Если покупатель передаёт Вам сумму, точно равную сумме чека, то выберите «Без сдачи».
2. Если покупатель передаёт Вам сумму, большую сумме чека, выберите «Со сдачей». Укажите передаваемую сумму, калькулятор автоматически рассчитывает сумму сдачи и отражает её на экране. Нажмите кнопку «Ок».
3. Если покупатель расплачивается картой, выберите кнопку «Картой».
4. Если Ваш магазин подключён к системе QR платежей (необходимо обратиться к службе технической поддержки системы EasyShop для проведения настроек приёмки QR платежей), то вы увидите кнопку QR, при нажатии на которую на экране отразится QR код. Предложите покупателю оплатить QR кодом, поднеся его смартфон к данному изображению. После того как оплата придёт на ваш счёт – чек автоматически закроется, и вы увидите статус успешного платежа
5. Если покупатель берет товары в долг, но частично расплачивается за них наличными, нажимайте кнопку «В долг частично», выбирая нужного клиента из списка. Если берущий в долг клиент ранее не был занесен в справочник ваших Клиентов , то:
   • нажмите кнопку «+» в правой нижней части экрана списка Клиентов;
   • заполните данные должника;
   • укажите передаваемую от клиента сумму, калькулятор автоматически рассчитает сумму долга и отразит её на экране.
6. Если клиент берет товары полностью в долг, то нажмите на кнопку «В долг полностью». Выберите нужного Вам клиента из списка или создайте нового, если его нет в списке. Система автоматически укажет ему задолженность.
7. Проведите расчет покупателя, чек закроется и проведется, уменьшая тем самым остаток товара на складе.
8. В случае, если Вы используете устройство AzurPOS, то чек выйдет на печать. Для печати чека: зайдите в «Система»- «Настройки», переместите кружок слева-направо для включения функции «Печатать чек». Для повторной печати чека: в экране «Завершения продажи» нажмите кнопку «Печать» в верхней правой части экрана или «Документы»-«Кассовая книга», выберите нужный чек, нажмите н кнопку «Печать» в верхней правой части экрана. Данный чек не является платёжным документом, это простой товарный чек для покупателя, чтобы сверить перечень и количество приобретённых товаров с его покупкой.
9. Чек будет передан в кассовую книгу (количество чеков для передачи в кассовую книгу возможно наблюдать в экране «Синхронизация»).

Offline режим, синхронизация

Вы можете проводить «Продажи» в EasyShop в условиях нестабильной сети и временного отсутствия подключения к интернету.

Важно: Доступна оплата товаров только за наличный расчет (со сдачей или без сдачи). Чеки будут накапливаться, и как только приложение получит устойчивый доступ к сети, они будут переданы в кассовую книгу автоматически.

После завершения продажи доступна печать чека.

Количество накопленных чеков, можно проверить перейдя в экран «Система», раздел «Синхронизация».

Ограничения при работе в Offline:

1. При старте операционного дня должно быть подключение к сети, чтобы система понимала, на какой кассе Вы работаете.
2. Нельзя добавлять, редактировать, удалять товары. При этом можно выполнять эти действия с устройства, имеющего подключение к сети. После того, как появится соединение в offline устройстве, Вы синхронизируете каталог товаров:
   • перейдите в раздел «Синхронизация»;
   • нажмите кнопку «Синхронизировать Товары» (нажать кнопку можно 3 раза за сутки).
3. Если изменилась цена товара (другой сотрудник изменил ее, имея подключение к интернету), то при попытке продажи товара, система проводит попытку соединения с сервером для получения актуальной цены. Если подключение есть, то обновится цена товара, если нет - продажа будет проведена по последней цене, сохраненной на устройстве.
4. Справочники, товарные документы, аналитика, отчёты, товарные документы (Приход, Инвентаризация, Списание) кассовые смены работают только при подключении сети Интернет.

Закрытие кассовой смены

1. Нажмите кнопку «Касса» в верхней правой части экрана.
2. Выберите кнопку «Закрыть смену».
3. Автоматически появится окно с количеством денег в кассе.

   Примечание: перед закрытием смены рекомендуется произвести пересчет денежных средств. При наличии расхождений, проверьте основные операции за день. Наиболее распространенные причины расхождений:

   • не отражены внесения;
   • изъятия денег из кассы.

   Исправив возможные недочеты, возможно приступать к закрытию смены. Если выведенная сумма не сходится с действительной суммой в кассе, Вы можете указать нужную. Система автоматически учтет разницу и отразит в документе.

   Примечание: Перед закрытием магазина система оповещает о необходимости закрытия смены, а после принудительно закрывает её, проводя виртуальное техническое изъятие остатка наличности в кассе из учёта системы.

4. Нажмите кнопку «Закрыть смену» в появившемся окне.

Клиент и Долговая книга

В разделе «Клиенты» вы можете вести учёт клиентов, осуществивших покупку частично либо полностью в долг. При этом отпускать товары в долг возможно напрямую во время продаж. 

Для удобства навигации раздел «Клиенты» состоит из двух подразделов:

• должники (имеют непогашенную задолженность);
• остальные (не имеют задолженности).

Возможности:

• добавление нового клиента;
• поиск клиента;
• редактирование информации о клиенте;
• ведение задолженности
• удаление клиента.

1. Добавление нового клиента:

1. Зайдите во вкладку «Клиенты».
2. Нажмите кнопку «+» в нижней правой части экрана.
3. Укажите: ФИО, контактный номер телефона, адрес.

2. Поиск клиента:

1. Зайдите во вкладку «Клиенты».
2. Введите в поле для поиска ФИО или номер телефона клиента.
3. Система Вам покажет всех клиентов с введенными ФИО или номером телефона.

3. Просмотр информации о клиенте: В детализации профиля клиента на экран выводится следующая информация:

• ФИО (заполненные при создании клиента);
• контактный номер телефона (заполненный при создании клиента);
• адрес (заполненный при создании клиента);
• в графе «Долг» – текущая задолженность клиента;
• история займов и возвратов клиента по датам и суммам.

4. Редактирование информации о клиентах:

1. Перейдите в раздел «Клиенты».
2. Выберите клиента, информацию которого Вы хотите отредактировать.
3. Отредактируйте:
   • ФИО;
   • номер телефона;
   • местоположение.
4. Нажмите кнопку «˅» (сохранить) в верхней правой части экрана.

5. Внесение информации о задолженности:

5.1. Добавление задолженности:

1. Перейдите в раздел «Клиенты».
2. Найдите профиль клиента.
3. Нажмите кнопку «Внести долг».
4. На экране внесения долга укажите новую сумму долга клиента и нажмите кнопку «Ок».

5.2. Возврат задолженности:

1. Перейдите в раздел «Клиенты».
2. Найдите профиль клиента.
3. Нажмите кнопку «Вернуть долг».
4. На экране возврата долга укажите сумму, которую вернул клиент, и нажмите кнопку «Ок». При этом для Вашего удобства система автоматически рассчитает текущую задолженность клиента.

6. Удаление клиента из списка:

1. Перейдите в раздел «Клиенты».
2. Выберите клиента, которого хотите удалить.
3. Проведите справа-налево - появится кнопка удаления «».

Перед удалением система проверяет отсутствие истории долгов и возвратов. Возможно удалить только того клиента, у которого не было кредитной истории.

Товароучетная система

Справочники

Поставщики

В разделе «Поставщики» находится справочник всех поставщиков, которые работают с компанией. Главное меню раздела представлено в виде списка всех постаdщиков. Для пользователей системы SmartSatu Заказы, при первом входе в систему будут импортированы поставщики, с которыми уже велась работа по заказу товаров. Все данные о таких поставщиках будут импортированы автоматически. Возможности:

• создание новых поставщиков;
• поиск поставщиков;
• редактирование;
• удаление.

1. Создание нового поставщика:

1. Перейдите в раздел «Поставщики».
2. Нажмите кнопку «+» в нижней правой части экрана.
3. Укажите:
   • название поставщика;
   • бизнес-идентификационный номер или индивидуальный номер налогоплательщика;
   • номер телефона для связи;
   • размер НДС/форму налогового учёта;
   • ФИО руководителя компании;
   • ФИО главного бухгалтера.
4. Нажмите кнопку «˅» (сохранить) в верхней правой части экрана.

2. Поиск поставщика:

1. Перейдите в раздел «Поставщики».
2. Введите в поле для поиска БИН/ИНН или название поставщика.
3. Система Вам покажет всех поставщиков с такими введенными данными.

3. Редактирование информации поставщика:

1. Перейдите в раздел «Поставщики».
2. Выберите поставщика, информацию которого необходимо отредактировать.
3. После заполнения поля БИН система обратится к справочнику поставщиков SmartSatu и заполняет ключевые поля, закрывая их от редактирования. При этом остаются возможными для корректировки:
   • поля НДС,
   • руководитель,
   • бухгалтер.

4. Удаление поставщика:

1. Перейдите в раздел «Поставщики».
2. Выберите поставщика, которого хотите удалить.
3. Проведите справа-налево - появится соответствующая кнопка.
4. Нажмите кнопку « ».

Примечание: удалится только тот поставщик, по которому не было «Приходов» и/или который не входит в глобальный каталог поставщиков SmartSatu.